(5)資料輸入管理:
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a.安全性或重要性較高之資料,應由權責主管人員核可後始得執行輸入或修改。
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b.所輸入或修改之資料及其執行人員姓名、職稱皆應留存紀錄。
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c.對隱密性高之重要資料(例如:密碼檔)應以亂碼後之資料形式存放。
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d.公司如屬公開發行公司者,應於內部控制制度納入「公開發行公司網路申報公開資訊應注意事項」,並據以辦理相關申報事宜。
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e.使用電子憑證IC卡或其他類型憑證晶片卡或其他憑證載具等代表公司簽署之作業(例如:「公開資訊觀測站」、「證券商申報單一窗口」、「公文電子交換系統」等),該等憑證載具應由專人負責保管並設簿登記,且應訂定相關帳號、密碼保管及使用程序,並據以執行。
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f.使用代表公司憑證載具簽署之作業系統端若屬證券商應用系統者(例如:「電子對帳單系統」),應留存電腦稽核紀錄(log),其保存年限比照各作業資料應保存年限。
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g.應依「個人資料保護法」,妥善處理客戶及公司內部人個人資料。
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h.公司應依「個人資料保護法」妥善處理公司保有之個人資料,並定期或不定期稽核依「個人資料保護法」定義之個人資料管理情形。
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i.前揭個人資料,其更新、更正或註銷均應報經備查,並將更新、更正、註銷內容、作業人員及時間詳實記錄。
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j.因經營業務需要而為個人資料之蒐集、處理或國際傳輸及利用,應訂定「與軟硬體廠商機密維護及損害賠償等雙方權責劃分」。
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k.應留存個人資料使用稽核軌跡(如登入帳號、系統功能、時間、系統名稱、查詢指令或結果)或辨識機制,以利個人資料外洩時得以追蹤個人資料使用狀況。